簡化供應商管理：建立有效供應商入口網站指南
介紹
供應商是您業務成功的關鍵。您的供應商提供您所需的材料、零件和服務的效率越高，您就能更好、更快地為自己的客戶提供服務。優化供應商管理還可以幫助您降低營運成本，使庫存和出貨預測更加準確，並降低價格波動的風險。
然而，隨著供應商網路變得更加全球化，它們變得越來越複雜，需要各種不同的系統和 EDI 進行管理。
然而，買家可能會發現很難了解這些交互，因為對後端發生的情況知之甚少。
如果沒有這種透明度，這些技術可能無法達到要求，團隊仍需要手動處理一些流程，導致不一致、資源浪費和機會錯失。
您需要的是一個進入系統的窗口，提供可見性以簡化流程並更有效地與供應商合作：供應商入口網站(Supplier Portal)。
在本電子書中，我們將探討供應商入口網站可以協助解決的以下五個關鍵用例，以提高內部團隊和供應商的效率：
- 自動化入職流程
- 提供單一地點的溝通和協作
- 為供應商提供自助服務能力
- 供應商流程數位化與自動化
- 監控及改善供應商績效
如何建構供應商想要使用的入口
如所討論的，有效的供應商入口網站需要位於現有系統之上，作為了解後端發生的視窗。為了實現這一目標，請使用靈活的解決方案（例如數位體驗平台 DXP）來建立您的供應商入口網站。
DXP 是企業軟體，為公司在整個客戶旅程的多個接觸點提供互聯、情境化的數位體驗奠定了基礎。 DXP 提供開箱即用的功能來支援和加速數位體驗的組成、管理和最佳化，包括：
- 數位資產管理
- 商務能力
- 個人化
- 搜尋與導航
- 多站台管理
- 雲端能力
- 存取控制和隱私保護
但 DXP 的與眾不同之處在於它們能夠與其他技術整合並充當引入相關資料的介面。因此，您不僅可以使用 DXP 更快地建立供應商入口，而且還可以幫助您整合來自外部系統的資料直接從供應商入口網站提供常見流程的可見性。
在DXP供應商中，Liferay因其整合優勢而被認可，適合複雜的B2B情境和較低的總擁有成本。
世界各地的企業都依賴 Liferay DXP 來實現：
- 高度可自訂性和整合系統的靈活性。
Liferay 支援與第三方管道和應用程式輕鬆互動。 Liferay 的整合框架、連接器和 API 庫有助於客製化和整合，甚至可以由非技術使用者進行設定。
- 強大的使用者和身分管理，可提供安全的個人化體驗。
經過驗證的體驗是 Liferay 的主要優勢之一。 Liferay 可讓您輕鬆建立和管理不同的使用者角色，將精細的存取權限與個人化結合使用，以確保向使用者顯示的內容既相關又授權其使用。
按此了解更多有關 Liferay DXP 的資訊。
1. 簡化入職流程
選擇和加入合適的供應商對於供應鏈的成功至關重要。但這個過程可能非常耗時，在大型組織中有時需要長達六個月的時間。您可以使用技術來消除低效率，而不是使用面對面的會議、電話、電子郵件或傳真來尋找和培訓新的供應商並提供更好的入職體驗。
以下是供應商入口網站如何讓您的供應商和支援團隊更輕鬆地入職：
- 驗證並批准供應商。潛在供應商可以先透過表格登記他們的興趣，並填寫有關其定價、產品和合規性的所有必要資訊。他們可以透過自訂工作流程自動驗證其納稅識別號碼和其他關鍵供應商資料。例如，您可以自動偵測詐欺並根據聯合國貿易制裁名單和其他禁止供應商資料庫檢查供應商。
- 根據細分和使用者角色定義逐步旅程。入職並不是一種一刀切的體驗。您的企業可能與各種不同的供應商合作。在這些供應商組織中，有不同的團隊和使用者角色需要專門的入職培訓。
使用可根據細分標準（例如工作類型、供應商類型、優先順序等）對使用者群組進行建模的平台。將使用者分組可讓您透過角色和權限設定不同的存取等級。定義這些細分後，您還可以為每個細分建立特定的入職工作流程。在這些工作流程中，您可以概述所有必要的步驟及其順序，確保它們符合每個細分市場的獨特需求。
該流程的一部分可能包括設計一種入職體驗，要求銷售經理接受隱私權政策或接受必要的培訓。您甚至可能需要設計一種入職體驗，經理必須在將整個帳戶移至下一個步驟之前簽署。
- 為供應商提供他們需要的資訊。旅程和細分功能也可用於管理內容，引導供應商在入職過程中獲得正確的資源（影片、簡報、手冊、電子學習和其他內容）。例如，您可以為供應商的財務團隊設計一個入職工作流程，引導他們觀看演示視頻，了解如何追蹤和監控發票和付款狀態。或者，您可以建立單獨的入職體驗，並使用文件解釋庫存經理如何利用即時庫存資料做出明智的決策。
此外，還可以在個人化儀表板中整合常見問題、經常存取的連結、知識庫存取權限和重要文件。所有這些都將幫助供應商了解您的購買流程，而無需代表來引導。
不要只是讓供應商直接參與銷售流程，而是確保他們擁有工具和資源來學習如何自行與您開展業務。正確的入職是與供應商建立長期合作關係的第一步。
在這裡了解如何利用 Liferay 為您的供應商提供更相關和個人化的體驗。
2. 提供單一地點進行溝通與協作
據 Gartner 稱，供應商入口網站解決的首要業務問題是與供應商的溝通效率低下。2 特別是隨著供應商網路不斷擴大，向他們提供準確和最新的資訊可能會很困難。
作為供應商可以依賴的單一解決方案，您可以利用該入口網站：
- 儲存和管理重要文件，例如合約、稅務和商業證明、價目表、產品規格、退貨和保固政策以及合規協議。由於透過一個平台作為單一資訊來源簡化了文件管理，因此供應商不會對上傳文件的位置感到困惑。此外，內部團隊可以更有效地搜尋和瀏覽上傳的文件。
- 在資料輸入後端系統之前與供應商進行溝通。例如，您可以在將資訊最終納入 ERP 之前與供應商協商定價和合約。或者，對於經銷商和經銷商，您可以在供應商輸入您的 PIM 之前調整供應商的產品資訊和描述。
- 無需使用電話或電子郵件即可解決問題。例如，如果您的供應商需要調整發票，他們可以直接在供應商入口網站上編輯或發表評論，從而無需電話或電子郵件通訊。
- 與供應商進行更密切的創新和合作。例如：
- 製造商可以使用訊息工具、留言板和評論來主持新零件的產品和工程討論。
- 物流公司可以從供應商收集回饋和想法來改善流程。
- 醫療保健組織可以協商醫療用品和設備、實驗室用品、防護設備的客製化訂單以及批量採購的折扣。
了解 Liferay 的 CMS 為何獲得分析師認可
在此了解如何使您的業務團隊能夠更有效地創建、組織和管理其數位資產。
3. 為供應商提供自助服務能力
透過供應商入口網站，您可以為供應商提供自助服務功能，使他們能夠自主完成許多任務，使您的團隊能夠騰出時間來處理更具策略性的工作。
但自助服務不僅使供應商和買家的流程變得更簡單、更有效率。它還有助於加強合規性和準確性。數位系統可確保全程追蹤和檢查每個合規因素，以便日後不會出現法律問題。由於供應商必須手動輸入的資訊較少，數位系統可以限制可能導致付款延遲或糾紛的人為錯誤。
供應商需要哪些自助服務功能？供應商需要能夠：
- 管理自己的帳號。一旦供應商在註冊後獲得存取權限，他們應該能夠編輯和控制自己的帳戶，而無需聯繫您的支援團隊。當供應商有新使用者加入或離開時，這將特別有用。指派管理員角色允許供應商團隊中的人員管理使用者權限、帳號和密碼。
- 在多個裝置和頻道上存取入口網站。供應商可能不會總是坐在辦公桌或電腦前。如果他們在工廠或現場，他們將需要在其他類型的設備上存取入口網站。無論供應商位於何處，都可以在任何裝置上提供 24/7 多通路存取。
- 快速存取並尋找相關資訊。您可以透過多種方式使用科技來幫助供應商成功駕馭可用資源並推進供應鏈。此外，供應商可以使用以下工具快速搜尋訂單、發票和付款等資訊，從而減輕員工的支援負擔：
- 知識庫和常見問題。將參與規則的常見問題和主題整合到知識庫或常見問題解答頁面中，讓供應商輕鬆搜尋和根據他們的需要過濾響應。客製化的搜尋結果和建議。利用分段功能顯示相關搜尋結果。
- 您可以根據工作職能、供應商類型、先前的搜尋歷史記錄、位置等顯示某些結果。透過提供更個人化的答案，供應商應該能夠獲得他們需要的所有資訊，而無需聯繫支援團隊。例如，對於主要向智慧型手機製造商銷售半導體晶片的供應商，您可以優先考慮與半導體相關的內容和搜尋結果。
- 應用人工智慧/機器學習等現代工具還可以根據具有相似角色或細分市場的使用者的搜尋行為輕鬆定位搜尋結果和內容。
- 連結相關文件和資訊。供應商不需要透過電子郵件或外部系統搜尋文件，而供應商入口網站應該能夠編譯相關資訊並將其連結在一起。例如，如果供應商正在查看特定訂單，他們還應該能夠輕鬆存取相關發票和任何其他相關通訊。
- 社區論壇。使供應商能夠發布問題並蒐索已回答的問題。論壇不僅可以讓您的供應商與您的組織互動，還可以讓您了解他們可能遇到的挑戰和問題。例如，如果多個供應商發布有關如何存取預測結果的資訊，您可能需要更改此資訊的顯示位置或調整入職流程以更好地突出此功能。
在這裡了解如何使用 Liferay 的本機搜尋功能來引導使用者更快找到他們需要的內容。
4. 供應商流程數位化與自動化
如果沒有與供應商互動的單一介面，您可能會求助於使用手動流程來處理採購和付款等任務。強大的 DXP 整合了重要的工具，包括 ERP 和 CRM，使您能夠數位化和自動化這些流程，同時提高整體透明度。
自動化的有效方法是為您獨特的供應商網路建立客製化的工作流程。這些工作流程可以將資訊傳遞到不同的系統，而無需您離開供應商入口網站。例如，您可以建立工作流程來：
- 捕獲採購訂單響應並追蹤其狀態以查看它們是否已被接受或拒絕。例如，您可以建立工作流程來追蹤採購訂單的進度，設定 SLA，以便在五個工作天內沒有回應時觸發供應商的自動提醒。如果再過五個工作天，系統可以自動重新產生採購訂單並將其重新導向至備用供應商。
- 允許供應商了解發票所需的變更。如果您拒絕發票或需要修改，供應商無需離開供應商入口網站即可查看需要更改的內容並進行必要的更新。
- 自動拆分需要不同供應商履行的訂單。當提交需要多個供應商關注的採購訂單時，您可以建立一個工作流程，將訂單無縫地劃分為子訂單以進行獨立履行。
5. 監控並改善供應商績效
您知道哪些供應商表現良好嗎？您希望與哪些供應商繼續保持合作關係？
強大的 DXP 可以幫助您提供有關供應商績效的資訊，從而幫助您透過以下方式做出與哪個供應商合作的策略決策：
- 定義 SLA 並提供工作流程指標，如前面的用例中所述。如果供應商未能達到既定的 SLA 或目標，您可以決定是否維持合作夥伴關係或尋找能夠符合既定 SLA 的替代供應商。
- 顯示來自 EDI 的訊息，例如履行時間和準確性。利用整合的 EDI 訊息，您可以識別可靠的供應商並確定其優先順序，以進行持續的協作。
- 與後端分析系統整合。您的供應商入口網站可以連接到現有的 BI 或其他分析工具，提供用於顯示指標和報告的統一介面。
您的供應商還應該能夠提供有關您的入口網站的回饋以及如何改進入口網站以更好地為他們服務：
- 透過為供應商提供分享見解和要求的機會，鼓勵供應商參與並與供應商建立更牢固的關係。
- 透過調查表收集回饋並獲取改進建議。最終，您的供應商入口網站只會像您的供應商發現的那樣成功。
使用 Liferay DXP 更有效率地與供應商合作
為了完成這五個用例，您需要一個強大的 DXP，它既能夠提供您對後端系統所需的必要洞察，又能夠簡化這些系統內的流程。
透過 Liferay DXP，您可以獲得一個平台，使您能夠建立適合您獨特的供應商網路的供應商入口網站。使用 Liferay DXP 強大的網站建立功能和靈活的架構來創建位於現有系統之上的介面，為您提供對供應商互動的重要可見性。
了解有關 Liferay 如何幫助您的業務的更多資訊：www.liferay.com/supplier-portals
透過演示體驗 Liferay DXP 的強大功能：www.liferay.com/demo
